Directing

 PEMBINAAN (Directing)

Setelah membaca materi bab ini mahasiswa dapat memahami tentang: Memahami proses pembinaan Mengetahui proses pembinaan dalam membimbing staf Mengetahui fungsi pendelegasian wewenang Mengetahui hambatan-hambatan dalam pendelegasian wewenang

PENDAHULUAN

Suatu organisasi akan berjalan dan bergerak maju, sangat tergantung dari upaya pembinaan atau perintah dari pemimpinnya. Pembinaan (directing) merupakan salah satu fungsi penting dalam manajemen. Menurut Fayol, seorang manajer harus mengetahui dan mampu  sedemikian rupa mempertahankan sudut pandang dan kepercayaan karyawannya, agar dapat menerima perintah yang diberikan.

Memberikan pembinaan secara tepat, tentang apa yang diharapkan dari pekerjaannya secara jelas merupakan kegiatan utama. Pembinaan harus mempunyai tujuan yang jelas, karena fungsi pembinaan berhubungan langsung dengan upaya dalam meningkatkan kinerja perawat/bidan dan merealisasikan tujuan pelayanan. Fayol mendefinisikan bahwa koordinasi merupakan satu upaya untuk menciptakan keselarasan diantara semua kegiatan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan.

PENGERTIAN

Menurut Urwick pembinaan adalah suatu “komando" untuk melihat bahwa kepentingan individu tidak mengganggu kepentingan umum, akan tetapi melindungi kepentingan umum dan  akan menjamin masing-masing unit memiliki pemimpin yang kompeten dan energik. Keberhasilan kesatuan tersebut dalam manajemen modern disebut pembinaan atau directing.

FUNGSI PEMBINAAN

Fungsi pembinaan adalah untuk membuat agar karyawan melakukan tugas sesuai dengan apa yang diinginkan untuk mencapai tujuan organisasi, meningkatkan semangat korps..

Roland dan Rowland menyatakan bahwa pembinaan dimulai dengan mempertahankan  tindakan terhadap tujuan yang diinginkan ”yang saling terkait dengan kepemimpinan”.

Menurut Rowland, gaya kepemimpinan seorang  manajer akan menjadi faktor utama dalam menjalankan fungsi pembinaan.  Menurut Roland fungsi  ini melibatkan gaya, kualitas dan  kewenangan seorang pemimpin termasuk aktifitas lainnya seperti komunikasi, disiplin dan motivasi. Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak manajemen, kegiatan pembinaan langsung menyangkut orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

"Leading" adalah istilah yang lebih tepat untuk fungsi pembinaan, karena pemimpin adalah orang yang menghasilkan sesuatu melalui kegiatan orang lain (stafnya) untuk mencapai tujuan organisasi. Semua  prinsip-prinsip manajemen keperawatan/kebidanan termasuk pembinaan atau leading dapat diterapkan o1eh pimpinan keperawatan pada semua level, khususnya  "First Line Manager" yang langsung berhubungan dan mewujudkan tujuan organisasi melalui asuhan yang diberikan. Diawali dengan menyelesaikan misi, tujuan dan sasaran  departemen atau unit yang akan  membina semua  personil keperawatan /kebidanannya untuk  memberikan pelayanan  yang memuaskan  pelanggan sehingga  vitalitas organisasi dapat dipertahankan .

Berikut ini beberapa kegiatan  yang terkait dengan Fungsi Pembinaan :

1. Menerapkan teori keperawatan/kebidanan.
2. Membuat dan menggunakan rencana strategis dan taktis dengan menerima masukan dari staf  keperawatan kebidanan untuk memudahkan perencanaan operasional.
3. Memudahkan pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi.
4. Memfasilitasi dan mempertahankan sumber-sumber yang ada (SDM, alat/fasilitas)
5. Menjaga atau mempertahankan moral yang baik.
6. Memfasilitasi dan memberikan program pelatihan atau pendidikan berkelanjutan untuk mempertahankan kompetensi.
7. Menyediakan dan mempertahankan standar dalam bentuk kebijakan, prosedur, peraturan dan regulasi.
8. Mengkoordinasikan disiplin dalam semua aspek kegiatan.
9. Memudahkan dan mempertahankan hubungan interpersonal.
10. Memberikan kesempatan untuk konseling.
11. Membangun dan mempertahankan kepercayaan dan kerja tim.
12. Mengatasi atau me-manage konflik.
13. Mengorganisir sumber daya manusia potensial sebagai aset organisasi.
14. Mendelegasikan wewenang.

Teori pengembangan manajemen hubungan antar manusia, mendukung suatu pendekatan untuk pembinaan. Seorang manager perawat atau bidan diharapkan memiliki pengetahuan dan keterampilan terkini agar dapat membina stafnya secara maksimal, dalam rangka menghasilkan kinerja yang berkualitas tinggi. Selain itu, seorang manajer harus memiliki kiat-kiat untuk membawa stafnya yang berbeda, agar dapat bekerjasama dalam mencapai tujuan organisasi. Untuk itu, seorang manajer harus lebih banyak mengetahui seluk beluk yang berhubungan dengan peraturan, kebijakan, prosedur atau standar, program atau perencanaan baru dalam organisasi. Kecerdikannya dalam memanfaatkan kemampuan memimpin sangat diperlukan. Pembinaan yang efektif akan meningkatkan kemampuan dan kemauan staf dalam menciptakan keselarasan antara tujuan manajemen keperawatan dan tujuan staf perawat atau bidan. Sebagai fasilitator, manajer perawat dan bidan harus mampu membina stafnya agar dapat mengelola dirinya sendiri dalam kerja tim

TUJUAN PEMBINAAN

1. Mengkoordinir kegiatan staf pelaksana, agar kegiatan yang beragam terkoordinir pada satu arah atau satu tujuan.
2. Memelihara hubungan atau komunikasi interpesonal antara pimpinan dan staf.. Melalui pembinaan yang diberikan atasan dapat menyalurkan ide-idenya sedemikian rupa sehingga staf dapat memahami dengan tepat apa yang diharapkan dari dirinya.
3. Mendidik atau memberikan tambahan pengetahuan/pengalaman bagi staf.
4. Pengawasan atau pengendalian, pembinaan dimaksudkan agar tidak terjadi penyimpangan dan diarahkan pada tujuan organisasi.

PENDELEGASIAN

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:  

1.     Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;

2.     Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

3.     Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

4.     Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akuntabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

ALASAN PENDELEGASIAN

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.
2. Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
4. Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

Manajer perawat/bidan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan wewenangnya, mengingat kegiatan perawat dan bidan berhubungan dengan keselamatan orang lain (pasen). Oleh karena itu sebelum  mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya dipahami benar tingkat kemampuan dari perawat/bidan yang akan diberikan delegasi.

Cara manajer perawat/bidan dalam melakukan pendelegasian

1. Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah.
2. Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis
3. Menyetujui standar kerja
4. Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan
5. Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.
6. Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.
7. Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.
8. Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide  baru yang bermanfaat.
9. Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.
10. Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.

TEKNIK PENDELEGASIAN

Manajer perawat/bidan pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif perawat sampai eksekutif departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai perawat/bidan klinis. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban  didelegasikan pada satu waktu.

KAPAN TIDAK PERLU DILAKUKAN DELEGASI

Hindari mendelegasikan kekuasaan dan tetap mempertahankan moral dalam pelaksanaannya.  Kontrol dilakukan khusus pada  pekerjaan yang sangat teknis atau tugas tugas yang melibatkan kepercayaan. Hal ini merupakan hal yang kompleks dalam manajemen keperawatan/kebidanan, sehingga  memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang khusus. Manajer perawat/bidan yang akan menangani hal tersebut  seharusnya memiliki kemampuan ilmu manajemen dan  perilaku. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab dapat  menyebabkan perawat/bidan klinis berasumsi bahwa manajer tidak mampu untuk menangani tanggung jawab  kepemimpinannya terhadap  manajemen keperawatan/kebidanan.

Bagan 1. Hambatan - Hambatan  Pendelegasian

Hambatan hambatan  pada delegator

1.         Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri  2.         Meyakini  bahwa seseorang “mengetahui semua rincian” 3.         “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru. 4.         Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan 5.         Rasa tidak aman 6.         Takut  tidak disukai 7.         Penolakan untuk mengakui kesalahan 8.         Kurangnya kepercayaan pada bawahan 9.         Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan 10.    Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja 11.    Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab. 12.    Keseganan untuk mengembangkan bawahan 13.    Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan  tindak lanjut yang efektif.

A.    Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi

1.         Kurangnya pengalaman 2.         Kurangnya kompetensi 3.         Menghindari tanggung jawab 4.         Sangat tergantung dengan boss 5.         Kekacauan [disorganization] 6.         Kelebihan beban kerja 7.         Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

B.     Hambatan hambatan dalam situasi

1.         Kebijakan tertuju pada satu orang 2.         Tidak ada toleransi kesalahan 3.         Kekritisan keputusan 4.         Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen] 5.         Kebingungan dalam tanggung jawab dan  kewenangan. 6.         Kekurangan tenaga

SUMBER : reprinted, with permission of the publisher, from the time trap by alec Mackenzie, 1972 AMACOM, a division of American Management Association. All rights reserved.

Agar pendelegasian menjadi efektif, diperlukan cara untuk menanggulangi hambatan tersebut diatas, Louis Allen mengemukakan beberapa teknik khusus untuk membantu manager perawat dan bidan dalam melakukan delegasi:

1.      Tetapkan tujuan, perawat/bidan pelaksana harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas yang didelegasikan.

2.      Tegaskan tanggung jawab dan wewenangnya dan berikan informasi yang jelas apa yang harus dipertanggungjawabkan serta sumber-sumber yang tersedia untuk pelaksanaan tugasnya sebagai perawat/bidan

3.      Berikan motivasi dan dorongan agar percaya diri dalam menerima tanggung jawab.

4.      Meminta penyelesaian tugas yang didelegasikan dalam batas waktu yang jelas.

5.      Berikan latihan untuk mengembangkan pekerjaannya agar menjadi lebih baik

6.      Adakan pengawasan yang memadai baik langsung maupun melalui laporan. Tegaskan kapan laporan harus selesai dan hal-hal yang diperlukan dalam laporan (singkat dan padat).

KESIMPULAN

Pembinaan merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola asuhan/pelayanan keperawatan/kebidanan karena mempunyai fungsi yang dapat menggerakkan staf kearah pencapaian tujuan. Keberhasilan sangat tergantung dari gaya kepemimpinan manager perawat atau bidan dan pola komunikasi yang diterapkan dalam memberikan pembinaan. Selain itu pendelegasian dan kemampuan mengkoordinasikan pekerjaan menjadi bagian penting dari fungsi pembinaan. Pendelegasian tugas dan wewenang yang efektif akan dapat mengurangi kelemahan-­kelemahan dalam melakukan pmbinaan. Oleh karena itu pemahaman  manajer dalam pendelegasian tugas dan wewenang serta pemahaman  perawat dan bidan tentang arti pendelegasian menjadi penting dalam meningkatkan kinerja perawat dan bidan.

EVALUASI

1.      Jelaskan  fungsi pembinaan (directing)

2.      Sebutkan tujuan pembinaan.

3.      Apa hubungan delegasi dan pembinaan ?

4.      Sebutkan masing-masing lima hambatan dari pihak manajer dan penerima delegasi.

5.      Apa saja yang perlu dilakukan agar pendelegasian efektif?