MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Salah satu sumber daya yang penting dalam manajemen adalah sumber daya manusia atau human resources. Pentingnya sumber daya manusia ini, perlu disadari oleh semua tingkatan manajemen. Bagaimanapun majunya teknologi saat ini, namun faktor manusia tetap memegang peranan penting bagi keberhasilan suatu organisasi.  Menurut Buchari Zainun (2001, hal. 17), manajemen sumber daya manusia merupakan bagian yang penting, bahkan dapat dikatakan bahwa manajemen itu pada hakikatnya adalah manajemen sumber daya manusia atau manajemen sumber daya manusia adalah identik dengan manajemen itu sendiri.

PENGERTIAN

Beberapa pengertian tentang manajemen sumber daya manusia, antara lain :

§  Manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan, pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat. (Flipo, 1989)

§  Manajemen sumber daya manusia adalah sebagai penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi. (French dalam Soekidjo, 1991)

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan proses pendayagunaan manusia atau pegawai yang mencakup; penerimaan, penggunaan, pengembangan dan pemeliharaan sumber daya manusia yang ada.

KONSEPS TENTANG SDM

Perubahan konsepsi tentang sumber daya manusia atau pandangan terhadap pekerja dalam kerangka hubungan kerja pada organisasi.

1. Pekerja dianggap sebagai Barang Dagangan.

Sekitar pertengahan abad ke 19 berkembang anggapan bahwa manusia kerja atau pekerja dianggap sebagai barang dagangan. Pekerja diperlakukan sebagai salah satu faktor produksi yang dapat diperjualbelikan untuk dijadikan alat produksi. Anggapan ini mempunyai beberapa kelemahan, antara lain pekerja tidak mungkin menjual daya atau tenaganya. Bahkan dalam pemanfaatan SDM ini, pekerja harus tunduk kepada beberapa hal yang ada diluar dirinya, seperti disiplin dan kekuasaan majikannya, pegawai lain,  penggunaan dan pengembangan pegawai, yang diarahkan untuk tercapainya tujuan organisasi.

2. Pekerja dianggap sebagai SDM.

Adanya anggapan bahwa sering terjadinya pemborosan dalam pemanfaatan sumber daya manusia atau pekerja. Keadaan ini berpengaruh terhadap pencapaian tujuan dari organisasi, dan juga penghasilan pekerja itu sendiri.  Selain pemborosan, juga faktor-faktor yang berkaitan dengan kelalaian pekerja, misalnya terjadi kecelakaan serta biaya pengembangan kemampuan atau kompensasi SDM.  Semuanya  merupakan biaya yang harus diperhitungan dalam menghitung biaya produksi. Biaya tersebut sering disebut sebagai biaya sosial yang harus ditanggung bersama-sama oleh pihak-pihak yang bersangkutan, seperti masyarakat, pemilik usaha dan pekerja sendiri.  Biaya sosial ini kadang-kadang dapat melebihi biaya produksi.

3. Pekerja dianggap sebagai Mesin.

Pada akhir abad 19 dan permulaan abad ke-20, dengan munculnya konsep manajemen ilmiah (Scientific Management), antara lain proses manajemen lebih mengutamakan produktivitas pekerja.  Manajemen mengutamakan pada pengukuran kerja dan kualitas kerja, analisa pekerjaan sampai kepada hal-hal yang sangat detail dalam pekerjaan. Pada situasi ini, pimpinan menempatkan pekerja tak ubahnya sebagai mesin, karena pekerjaan yang bersifat rutin, dan pekerjaan rutin pada prinsipnya dapat dikerjakan oleh mesin. Konsepsi SDM  yang demikian tidak ubahnya menganggap bahwa pekerja itu sama dengan barang dagangan. Karena SDM dianggap seperti mesin, maka penggunaan pekerja tersebut diusahakan sama seperti mesin dengan mengutamakan produktivitasnya tanpa memandang segi-segi kemanusiaan seperti; pikiran, perasaan, dan tata nilai manusia lainnya.

4. Pekerja dianggap sebagai Manusia.

Sebagai reaksi terhadap pandangan yang menganggap dan memperlakukan manusia kerja sebagai mesin atau alat yang tidak manusiawi, maka muncul pandangan yang cenderung kadang-kadang terlalu manusiawi.  Teori Y dari McGregor mempunyai relevansi tinggi dengan pandangan yang berwatak manusiawi.  Dalam hal tertentu pandangan ini memang dapat berhasil yaitu bilamana kualifikasi pekerjanya sudah cukup tinggi, namun akan gagal bilamana manusianya dipandang dan diperlakukan secara manusiawi itu tanpa kendali sama sekali. Selanjutnya muncul gerakan hubungan manusia (human relations movement) yang dipelopori oleh Elton Mayo, Dickton dan sebagainya. Kelompok ini memandang bahwa dalam manajemen tidak semata-mata berdasar atas rasa kemanusiaan saja, tetapi  secara ilmiah dapat dilakukan observasi terhadap pekerja.  Selain itu pekerja mempunyai sistem saraf dan alat perasa lainnya sebagaimana manusia lainnya, dan juga ingin menempati kedudukan sosial yang layak dalam masyarakat. Pada tahapan ini, pandangan terhadap pekerja pada dasarnya ingin memanusiakan manusia pekerja, dan disarankan suapaya pekerja diperlakukan yang wajar dan manusiawi, dengan lebih memperhatikan perasaan-perasaan manusianya.

5. Pekerja dianggap sebagai Partner

Sebagai kelanjutan konsepsi tentang pekerja yang harus dimanusiakan, kemudian berkembang konsep partnership.  Konsepsi ini pada prinsipnya ingin  menjembatani perbedaan atau pertentangan antara pemilik usaha dengan pekerjanya. Disini ditekankan bahwa pemilik usaha tidak mungkin menjalankan sendiri usahanya tanpa bantuan orang lain atau pekerja, demikian pula sebaliknya pekerja tidak bisa melakukan kegiatan atau pekerjaan bilamana tidak ada pemilik usaha. Untuk itu perlu adanya kerjasama yang merupakan suatu sistem yang bermanfaat untuk terjadinya partnership.   Konsep  partnership ini dikembangkan oleh Ouchi dengan Teori Z yang saat ini banyak diterapkan pada manajemen Jepang.   Secara mendasar konsep ini ingin menerapkan, bahwa pekerja supaya tidak tunduk sepenuhnya kepada kekuasaan manajemen yang absolut, akan tetapi memandang pekerja sebagai bagian yang tidak terpisahkan (integral) dari manajemen itu sendiri.  Pekerja mempunyai hak yang sama untuk berperan aktif  dalam mencapai tujuan organisasi, seperti halnya kelompok ahli dan kelompok manajemen lain terlibat dalam pengambilan keputusan dan menentukan kebijaksanaan penting organisasi.     Karena itu konsep partnership  ini sering juga dinamakan ko-determinasi (co-determinas).

PROSES MANAJEMEN SDM

Proses manajemen sumber daya manusia yang akan dibahas, sebagaimana disampaikan oleh Pigors dan Myers (1961) yaitu menekankan pada; recruitment (pengadaan), maintenance (pemeliharaan) dan development (pengembangan).

1. Pengadaan Sumber Daya Manusia

Recruitment disini diartikan pengadaan, yaitu suatu proses kegiatan mengisi formasi  yang lowong, mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan sampai dengan pengangkatan dan penempatan. Pengadaan yang dimaksud disini lebih luas maknanya, karena pengadaan dapat merupakan salah satu upaya dari pemanfaatan. Jadi pengadaan disini adalah upaya penemuan calon dari dalam organisasi maupun dari luar untuk mengisi jabatan yang memerlukan SDM yang berkualitas.   Jadi bisa berupa recruitment from outside dan recruitment from within.  

Recruitment from within merupakan bagian dari upaya pemanfatan SDL yang sudah ada, antara lain melalui pemindahan dengan promosi atau tanpa promosi. Untuk pengadaan pekerja dari luar tahapan seleksi memegang peran penting. Seleksi yang dianjurkan bersifat terbuka (open competition) yang didasarkan kepada standar dan mutu yang sifatnya dapat diukur (measurable). Pada seleksi pekerja baru maupun perpindahan baik promosi dan tanpa promosi, harus memperhatikan unsur-unsur antara lain; kemampuan, kompetensi, kecakapan, pengetahuan, keterampilan, sikap dan kepribadian.

Tahapan pemanfaatan SDM ini sangat memegang peranan penting, dan merupakan tugas utama dari seorang pimpinan. Suatu hal yang penting disini adalah memanfaatkan SDM atau pekerja secara efisien, atau pemanfaatan SDM secara optimal, artinya pekerja dimanfaatkan sebesar-besarnya namun dengan tetap memperhatikan dan mempertimbangkan batas-batas kemungkinan pemanfaatan yang wajar. Orang tidak merasa diperas karena secara wajar pula orang tersebut menikmati kemanfaatannya.

Prinsip pemanfaatan SDM yang terbaik adalah prinsip satisfaction yaitu tingkat kepuasan yang dirasakan sendiri oleh pekerja yang menjadi pendorong untuk berprestasi lebih tinggi, sehingga makin bermanfaat bagi organisasi  dan pihak-pihak lain. Pemanfaatan SDM dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari yang paling mudah dan sederhana sampai cara yang paling canggih.  Pemanfaatan SDM perlu dimulai dari tahap pengadaan, dengan prinsip the right man on the right job.

2. Pemeliharaan Sumber Daya Manusia

Pemeliharaan atau maintenance merupakan tanggung jawab setiap pimpinan. Pemeliharaan SDM yang disertai dengan ganjaran (reward system) akan berpengaruh terhadap jalannya organisasi.  Tujuan utama dari pemeliharaan adalah untuk membuat orang yang ada dalam organisasi betah dan bertahan, serta dapat berperan secara optimal.  Sumber daya manusia yang tidak terpelihara dan merasa tidak memperoleh ganjaran atau imbalan yang wajar, dapat mendorong pekerja tersebut keluar dari organisasi atau bekerja tidak optimal.

Pemeliharaan SDM pada dasarnya untuk memperhatikan dan mempertimbangkan secara seksama hakikat manusianya.  Manusia memiliki persamaan disamping perbedaan, manusia mempunyai kepribadian, mempunyai rasa, karya, karsa dan cipta.  Manusia mempunyai kepentingan, kebutuhan,  keinginan, kehendak dan kemampuan, dan manusia juga mempunyai harga diri.   Hal-hal tersebut di atas harus menjadi perhatian pimpinan dalam manajemen SDM. Pemeliharaan SDM perlu diimbangi dengan sistem ganjaran (reward system), baik yang berupa finansial, seperti gaji, tunjangan, maupun yang bersifat material seperti; fasilitas kendaraan, perubahan, pengobatan, dll dan juga berupa immaterial seperti ; kesempatan untuk pendidikan dan pelatihan, dan lain-lain. Pemeliharaan dengan sistem ganjaran ini diharapkan dapat membawa pengaruh terhadap tingkat prestasi dan produktitas kerja.

3. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada didalam suatu organisasi perlu pengembangan sampai pada taraf tertentu sesuai dengan perkembangan organisasi.  Apabila organisasi ingin berkembang seyogyanya diikuti oleh pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia ini dapat dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan.

Pendidikan dan pelatihan merupakan upaya untuk pengembangaan SDM, terutama untuk pengembangan kemampuan intelektual dan kepribadian.   Pendidikan pada umumnya berkaitan dengan mempersiapkan calon tenaga yang digunakan oleh suatu organisasi, sedangkan pelatihan lebih berkaitan dengan peningkatan kemampuan atau keterampilan pekerja yang sudah menduduki suatu jabatan atau tugas tertentu.

Untuk pendidikan dan pelatihan ini, langkah awalnya perlu dilakukan analisis kebutuhan atau need assessment, yang menyangkut tiga aspek, yaitu : (1)  analisis organisasi, untuk menjawab pertanyaan : "Bagaimana organisasi melakukan pelatihan bagi pekerjanya", (2) analisis pekerjaan, dengan pertanyaan : " Apa yang harus diajarkan atau dilatihkan agar pekerja mampu melaksanakan tugas atau pekerjaannya" dan (3) analisis pribadi, menekankan "Siapa membutuhkan pendidikan dan pelatihan apa". Hasil analisis ketiga aspek tersebut dapat memberikan gambaran tingkat kemampuan atau kinerja pegawai yang ada di organisasi tersebut.

Kinerja atau performance  dipengaruhi oleh beberapa faktor yang disingkat "ACIEVE" yaitu : ability (kemampuan pembawaan), capacity (kemampuan  yang dapat dikembangkan), incentive (insentif material dan non-material), environment (lingkungan tempat kerja), validity (pedoman, petunjuk dan uraian kerja) dan evaluation (umpan balik hasil kerja). Dari beberapa faktor di atas, yang dapat diintervensi dengan pendidikan dan pelatihan adalah capasity atau kemampuan pekerja yang dapat dikembangkan, sedangkan faktor lainnya diluar jangkauan pendidikan dan pelatihan.

BEBERAPA METODA PELATIHAN :

a.    Metoda di luar pekerjaan (off the job side)

Pada metoda ini pegawai yang mengikuti pendidikan atau pelatihan keluar sementara dari pekerjaannya, mengikuti pendidikan dan pelatihan secara intensif.  Metoda ini terdiri dari 2 teknik, yaitu :

1)      Teknis presentasi informasi, yaitu menyampaikan informasi yang tujuannya mengintroduksikan pengetahuan, sikap dan keterampilan baru kepada peserta.  Antara lain melalui;  ceramah biasa, teknik diskusi, teknik pemodelan perilaku (behavioral modelling), model kelompok T, yaitu mengirim pekerja ke organisasi yang lebih maju  untuk mempelajari teori dan mempraktekkannya.

2)      Teknik simulasi.  Simulasi adalah meniru perilaku tertentu sedemikian rupa sehingga peserta pendidikan dan latihan dapat merealisasikan seperti keadaan sebenarnya.  Teknik ini seperti; simulator alat-alat kesehatan, studi kasus (case study), permainan peran (role playing), dan teknik dalam keranjang (in basket), yaitu dengan cara memberikan bermacam-macam masalah dan peserta diminta untuk memecahkan masalah tersebut sesuai  dengan teori dan pengalamannya.

b.   Metoda di dalam pekerjaan (on the job side)

Pelatihan ini berbentuk penugasan pekerja baru, yang dibimbing oleh pegawai yang berpengalaman atau senior.   Pekerja yang senior yang bertugas membimbing pekerja baru diharapkan memperlihatkan contoh-contoh pekerjaan yang baik, dan memperlihatkan penanganan suatu pekerjaan yang jelas.

RANGKUMAN

Sumber daya manusia (SDM) atau human resources merupakan sumber daya yang sangat penting dan menentukan jalannya suatu organisasi. Untuk itu perlu dilakukan manajemen SDM, yang pada dasarnya menyangkut; pengadaan pekerja, pemeliharaan pekerja dan pengembangan pekerja. Adanya manajemen SDM diharapkan dapat meningkatkan prestasi kerja dan produktivitas kerja, keadaan ini akan dapat dipertahankan apabila diimbangi adanya sistem ganjaran (reward system). Untuk memperoleh SDM yang berkualitas, organisasi perlu senantiasa melakukan pengembangan pekerjanya melalui pendidikan dan pelatihan, baik yang berupa off the job side maupun on the job side. 

REFERENSI

1.      Flippo, Edwin B. 1976. Principles of Personnel Management, Tokyo

2.      Quchi, William G. 1982.  Theory Z,  New York

3.      Notoatmodjo, Soekidjo, 1992.  Pengembangan Sumber Daya Manusia, Jakarta.

4.      Siagian, Sondang. 1984. Pengembangan Sumber Daya Insani,  PT Gunung Agung, Jakarta.

5.        Zainun, Buchari. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Indonesia, PT Gunung Agung, Jakarta.

Perencanaan

RENCANAAN  (PLANNING)

PENDAHULUAN

Dalam setiap kegiatan tentu lebih baik bila didahului dengan penyusunan suatu rencana, sehingga apa yang diinginkan dapat  terlaksana dengan baik serta hasil yang diperoleh  akan baik pula. Membuat perencanaan untuk mengoperasionalkan strategi yang sudah dimiliki dan diterjemahkan ke dalam realisasi kegiatan  dalam proses implementasi adalah bagian dari penyusunan rencana kegiatan operasional. 

Fungsi perencanaan adalah fungsi terpenting dalam manajemen. Fungsi ini akan menentukan fungsi – fungsi manajemen selanjutnya. Perencanaan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen. Tanpa perencanaan tidak mungkin fungsi manajemen lainnya dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan manajerial terdiri dari perumusan strategi dan penerapan strategi. Dalam perumusan strategi, manajer kesehatan harus memiliki kemampuan ketrampilan konseptual, dan pada penerapan strategi, manajer kesehatan harus memiliki ketrampilan teknis.

BATASAN PERENCANAAN

Menurut Levey dan Loomba dalam ” health care admnistration” merumuskan perencanaan sebagai berikut : ” perencanaan adalah proses penganalisaan dan pemahaman suatu sistem, perumusan goal dan tujuannya, menilai kemampuannnya, menyusun alternatif rangkaian tindakannya atau rencana pencapaian goal dan tujuan tadi, penilaian efektivitas rencana tersebut, memilih rencana terbaik, prakarsa tindakan yang diperlukan untuk pelaksanaannya dan pemantauan yang berkesinambungan terhadap sistemagar diperoleh hubungan yang optimal anatara rencana dan sistem tersebut”.

Perencanaan kesehatan adalah suatu proses untuk merumuskan masalah – masalah esehatan yang berkembang dimasyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

MANFAAT PERENCANAAN

Manfaat perencanaan bagi organisasi kesehatan adalah manajer dan staf organisasi kesehatan tersebut dapat mengetahui :

a. Tujuan yang ingin di capai organisasi dan cara mencapainya

b. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.

c. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan

d. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

e. Aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan dapat dilaksanakan secara teratur

f. Menghilangkan aktivitas yang tidak produktif

g. Mengukur hasil kegiatan

h. Sebagai dasar pelaksanaan fungsi manajemen lainnya.

CIRI – CIRI PERENCANAAN

Ciri – ciri perencanaan kesehatan adalah

a.      Perencanaan upaya kesehatan pada umumnya melibatkan team kecil atau besar yang harus bekerja sama.

b.      Perencanaan umumnya menghadapi sumber daya yang terbatas

c.       Sebagai fungsi terpenting dalam administrasi

d.     Perencanaan harus selalu berorientasi ke masa depan

e.      Perencanaan harus mempunyai kemampuan meramalkan apa yang terjadi di masa datang.

f.        Perencanaan mampu menghadapi peluang melesetnya asumsi – asumsi yang mempengaruhi ketepatan ramalan.

UNSUR – UNSUR PERENCANAAN

Suatu perencanaan yang komprehensif harus memperhatikan unsur – unsur penting sebagai berikut :

a.      Visi dan misi

b.      Permasalahan, penyebab dan prioritasnya

c.       Tujuan rencana pemecahan masalah

d.     Kebijakan kesehatan

e.      Rencana usulan kegiatan

f.        Rencana pelaksanaan kegiatan dan perkiraan hambatan

LANGKAH – LANGKAH PERENCANAAN

Perencanaan kesehatan mempunyai lima langkah yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan, yaitu :

1.      Analisis situasi

Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki organisasi kesehatan (data primer) atau mengkaji data sekunder dari lembaga lain yang terkait dengan bidang kesehatan. Dalam melakukan analisa situasi, perencana harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang ilmu epidemologi, ilmu antropologi, ilmu demografi, ilmu ekonomi dan ilmu statistik.

Data yang diperlukan dalam perencanaan kesehatan adalah :

o   Data tentang penyakit dan kejadian sakit

o   Data kependudukan

o   Data potensi organisasi kesehatan

o   Keadaan lingkungan dan geografi

o   Data sarana dan prasarana

2.      Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya

Masalah dalam bidang kesehatan terbagi menjadi dua yaitu :

·         Masalah program kesehatan

Contoh masalah program kesehatan : masalah keterbatasan SDM kesehatan, kepemimpinan kepala puskesmas yang tidak efektif.

·         Masalah kesehatan masyarakat

Contoh masalah kesehatan masyarakat adalah : tingginya prevalensi anemia ibu hamil, rendahnya cakupan air bersih, tingginya prevalensi gondok, dll.

·         Penetapan prioritas masalah kesehatan dapat menggunakan berbagai teknik kuantitatif seperti metode matrik, metode hanlon , maupun metode kualitatif seperti metode delbeg, yang nantinya akan dibahas lebih mendalam di mata kuliah rencana dan evaluasi kesehatan.

3.      Menentukan tujuan program

Setelah menentukan prioritas masalah kesehatan ditetapkan, maka manajer program harus merumuskan tujuan program. Sebelum merumuskan tujuan program tim perencana kesehatan harus memahami :

o   Berapa besar sumber daya yang dimiliki organisasi

o   Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat yang akan dipecahkan

o   Kapan target tersebut akan dicapai

Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus memenuhi syarat SMART, yang artinya :

o   Spesific (jelas sasarannya dan waktunya)

o   Measurable (dapat diukur hasilnya)

o   Appropriate (sesuai dengan tujuan kesehatan nasional)

o   Realistik (sesuai dengan kemampuan SDM)

o   Time bound (Sumber daya dapat dialokasikan mencapai tujuan tepat waktu)

4.      Mengkaji hambatan dan kelemahan program

Langkah selanjutnya adalah mengkaji hambatan dan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya untuk mencegah dan mewaspadai timbulnya hambatan program. Selain hambatan yang pernah dialami juga membahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin akan terjadi dilapangan pada saat program dilaksanakan. Hambatan yang diwaspadai adalah hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi dan hambatan yang bersumber pada lingkungan.

5.      Menyusun rencana kerja operasional.

Hambatan yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji sebelum menyusun rencana kerja operasional. Bila tidak, maka program yang akan dilaksanakan akan terhambat oleh faktor internal organisasi. Faktor lingkungan diluar organisasi seperti peran serta masyarakat dan kerja sama lintas sektoral juga penting guna strategi pengembangan di lapangan. Memasuki fase ini tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai. Proses perencanaan terakhir adalah menetapkan alternatif kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah penyusunan RKO harus memenuhi indikator :

o   Why (mengapa program ini dilaksanakan)

o   What (apa yang ingin dicapai)

o   How (bagaimana cara mengerjakannya)

o   Who (siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran program)

o   Where (dimana tempat kegiatan atau program dilaksanakan)

o   When (kapan kegiatan atau program dilaksanakan)

RENCANA KEGIATAN OPERASIONAL

Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan.  Rencana kegiatan ini dapat memiliki bentuk sebagai berikut:

1.      Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek.

2.      Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi.

3.      Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang spesifik dan akuntabilitas untuk setiap tahapannya.

Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur –unsur :

1.      Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan.

2.      Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik.

3.      Jadual untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan

4.      Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik

5.      Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.

Tujuan rencana kegiatan

1.        Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan

2.        Menguji dan membuktikan bahwa:

a.      Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan

b.      Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran

c.       Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh

d.     Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh

e.      Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.

3.        Berperan sebagai media komunikasi

a.      Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang berbeda dalam pencapaian

b.      Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran. 

Langkah-langkah membuat rencana kegiatan:

1.        Mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut:

a.        Kegiatan apa yang mendukung pencapaian sasaran organisasi

b.        Apa saja masalah atau hambatan yang harus dipecahkan untuk mencapai sasaran tersebut

c.         Bagaimana urutan dari kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan masalah diatas ?

d.       Bagaimana sasaran dapat dijabarkan kedalam waktu, unit, tingkat, fungsi atau lokasi geografis?

2.        Menentukan rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran

3.        Menjabarkan rangkaian kegiatan di atas menjadi beberapa tahapan. Setiap  tahapan harus berfokus pada hasil spesifik yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih pendek untuk unit-unit yang lebih kecil

4.        Untuk setiap tahapan tersebut harus ditentukan:

a.        Siapa yang harus bertanggung jawab dan memiliki akntabilitas untuk mendapatkan hasil yang diharapkan?

b.        Kapan dimulai dan berakhirnya setiap tahapan kegiatan ?

c.         Berapa banyak waktu dan biaya yang diperlukan ?

d.       Bagaimana dan kapan organisasi dapat mengetahui bila terjadi penyimpangan pada rencana kegiatan.

5.        Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan.

Beberapa kriteria rencana kegiatan yang baik :

1.        Spesific (spesifik) :

Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan-keadaan yang ingin dirubah. Rencana kegiatan anda perlu penjelasan secara pasti berapa kolega yang anda butuhkan,   siapa mereka,  dan bagaimana dan kapan anda mengkomunikasi-kannya.

2.        Measurable (terukur) :

Rencana anda harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah anda capai.

3.        Attainable/achievable (dapat dicapai) :

Rencana kegiatan anda harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti bahwa rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan anggaran yang besar. Jika anda mendapat dana maka anda harus mendesain sebuah rencana kegiatan yang sesuai dengan  anggaran yang tersedia.

4.        Relevant :

Rencana kegiatan anda harus mengambil pelajaran  kursus singkat anda dan menerapkannya kembali di tempat kerja anda. Secara alamiah anda tidak akan bisa menerapkan semua yang telah anda pelajari di tempat kerja anda. Anda perlu menghabiskan waktu beberapa saat dalam berfikir tentang pelajaran yang paling diperlukan atau relevan dengan anda, organisasi anda dan pengawas atau pelanggan.

5.        Timely (sesuai waktu) :

Rencana kegiatan anda harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau sesuatu yang segera anda butuhkan. Hindari memilih topik yang akan diperlukan dalam waktu dua (2) tahun mendatang.

Rencana yang Efektif Berisi :

1.      Tujuan yang  objektif.

2.      Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap.

3.      Kegiatan dirancang dengan tepat.

4.      Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan.

5.      Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan.

6.      Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing kegiatan.

7.      Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan tercapai.

KESIMPULAN

Sebelum melakukan suatu kegiatan penting untuk menyusun perencanaan agar tujuan dari kegiatan yang dilakukan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Dalam menyusun rencana kegiatan operasional harus diperhatikan hal-hal seperti, unsur-unsur yang terdapat di dalamnya dan langkah-langkah yang harus dilalui dalam penyusunan rencana kegiatan tersebut. Rencana kegiatan yang baik harus memenuhi  kriteria rencana kegiatan seperti; spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan dengan masalah yang ingin diatasi dan mempunyai jangka waktu tertentu dalam pelaksanaannya. Dan agar rencana kegiatan operasional dapat efektif maka perlu diperhatikan beberapa hal penting seperti tujuan yang obyektif, langkah-langkah yang jelas, rancangan kegiatan yang tepat, waktu, penanggung jawab, sumber-sumber kunci dan lokasi.