MANAJEMEN PERUBAHAN
PENDAHULUAN
Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan
manusia. Perubahan mulai disadari menjadi bagian yang penting dari suatu
organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Dimulai oleh dunia usaha yang
lebih dulu menyadari pentingnya
perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai
upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk
memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan.
PENGERTIAN
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk
mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam
organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal
dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut
TUJUAN DAN MANFAAT
Perubahan
mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya
perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama.
Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap
dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang
pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang
berkualitas
TIPE
PERUBAHAN
Perubahan
terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi
manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:
(1) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun
melalui proses organisasi;
(2) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau
nilai yang telah dicapai organisasi;
(3) Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana
organisasi memberikan pelayanannya.
Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen
Perubahan. Metoda-metoda yang digunakan
untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam
menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan.
Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan untuk mengakses
jenis-jenis perubahan yang ditemukan dalam organisasi adalah:
1.
Apakah
perubahan itu bersifat siklis ?
2.
Apakah para karyawan mengantisipasi perubahan ini ?
3.
Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan dari rutinitas ke lainnya ?
Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi perubahan rutinitas
4.
Akankah
perubahan tersebut memberikan jalan yang lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas
saat ini ?
5.
Apakah
perubahan mempertinggi intensitas kegiatan yang ada ?
Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi peningkatan perubahan
6.
Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara keseluruhan atau sebuah
ide untuk organisasi ?
7.
Apakah
perubahan tersebut memerlukan pemikiran ulang dari prosedur-prosedur organisasi
saat ini ?
Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi sebuah perubahan inovatif
LANGKAH-LANGKAH MANAJEMEN PERUBAHAN
1.
Identifikasi
Tipe Perubahan
Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan
tersebut.
Contoh :
anda sebagai kepala keperawatan/kebidanan memperkenalkan standar baru tentang
kerja keras.
- Tipe Peningkatan Perubahan
Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan
memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk
mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler.
- Tujuan dari Standar :
(1) Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan
sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak)
(2)
Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini
(3)
Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini
- Beberapa
Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa :
Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci
tangan
2.
Identifikasi
Tujuan Perubahan
Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan
perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan
memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.
Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus
dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan
akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan
fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan
petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan
membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi
pemborosan waktu dan upaya.
ANALISIS
SWOT
Sejak awal sebagian besar
tujuan-tujuan untuk perubahan mencakup beberapa prioritas isu, maka analisis
SWOT (strength, weakness, opportunities and threats) lebih banyak digunakan
untuk menggabungkan faktor internal dan
eksternal dalam perubahan organisasi. Setiap prioritas isu harus diolah dengan
analisis SWOT.
Beberapa
pertanyaan yang harus didiskusikan antara lain:
§ Tindakan-tindakan apa yang
dibutuhkan dalam menangani isu tersebut?
§
Rincian apa
yang harus dimasukkan?
§ Bagaimana hal ini dikomunikasikan?
Kepada siapa?
§
Siapa yang bertanggung jawab? Apa yang dilakukan? Kapan?
§
Bagaimana
reaksinya dapat dimonitor?
§
Bagaimana
cara Anda memberi umpan baliknya?
Tujuan-tujuan
perubahan ?
Apa
salah satu kekuatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan
apa yang perlu ditegaskan tentang kekuatan ini ?
Siapa yang harus diberitahu mengenai kekuatan ini ?
Bagaimana mereka diberitahu ?
Sejak kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa
yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana
mengumpulkan data-data tersebut ?
Tujuan-tujuan
perubahan
Apa
salah satu kelemahan dari tujuan ini ?
Kebutuhan
apa yang perlu ditegaskan tentang kelemahan ini ?
Siapa yang harus diberitahukan mengenai kelemahan ini ?
Bagaimana
mereka diberitahukannya ?
Sejak
kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa
yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana
mengumpulkan data-data tersebut ?
Tujuan-tujuan
perubahan
Apa
salah satu kesempatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan
apa yang perlu ditegaskan tentang kesempatan ini ?
Siapa yang harus diberitahukan mengenai kesempatan ini ?
Bagaimana
mereka diberitahukannya ?
Sejak
kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa
yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana
mengumpulkan data-data tersebut ?
Tujuan-tujuan
perubahan
Apa
salah satu hambatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan
apa yang perlu ditegaskan tentang hambatan ini ?
Siapa
yang harus diberitahukan mengenai hambatan ini ?
Bagaimana
mereka diberitahukannya ?
Sejak
kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa
yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana
mengumpulkan data-data tersebut ?
SIAPA SAJA YANG TERLIBAT
Hal selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai profil orang – orang
yang terlibat dalam perubahan. Profil orang-orang tersebut seharusnya dapat
mengorganisasi informasi dari semua orang terlibat dalam upaya perubahan.
Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda, berdasarkan
fungsi mereka. Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan ketika
mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelompok. Pesan yang sama harus
disampaikan kepada semua orang, bagaimanapun pentingnya, perlu dicermati hal-hal
khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok.
Penyesuaian pesan dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja
lebih efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau
kelompok. Dengan memahami perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai
pengalaman teman sejawat. Dengan memahami konsentrasi dan minat setiap orang,
akan meningkatkan kinerja kepemimpinan.
Contoh: Untuk memonitor tingkat infeksi semua staf di klinik, termasuk
para dokter, perawat, bidan, petugas kebersihan, petugas yang menyediakan sabun
dan tissue, para pasen.
Tahap-Tahap Manajemen Perubahan
Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam
(dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui
adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap
manajemen perubahan ada empat, yaitu:
Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi
perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan
apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam
tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan
mengidentifikasi tipe perubahan.
Tahap 2, adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu
dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan
baik.
Tahap 3, merupakan tahap implementasi
perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang
diharapkan. Apabila suatu perubahan
sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring
perubahan.
Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan
balik. Untuk melakukan evaluaasi
diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan
data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik
kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan
berikutnya.
Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku,
sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang
dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap
mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.
Jika pimpinan manajemen perubahan
mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan
menghandel emosi secara benar.
Tanggung jawab terhadap pengelolaan
perubahan ini harus mempertimbangkan
perasaan dan emosi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Jika
hal ini diabaikan atau tim manajemen perubahan tidak sensitif terhadap hal ini,
perubahan tidak akan dapat terjadi sesuai rencana yang telah dibuat. Perubahan
dapat menjadi sangat resisten dan defensif. Seseorang yang memimpin
perubahan mungkin harus merubah kinerja perubahan tersebut dengan maksud untuk
memberikan dukungan yang lebih efektif.
Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih
perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri.
Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya. Dan perubahan ini akan
mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang
dipimpinnya. Gambar-gambar dibawah ini
menunjukkan bagaimana proses perubahan tersebut terjadi, komponen apa yang
terkena dalam diri individu bila ingin berubah, bagaimana orang luar terlibat
dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana manajemen perubahan
tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.
