MONITORING dan  EVALUASI KINERJA KLINIS

Setelah membaca materi bab ini mahasiswa dapat memahami tentang: 1.     Menjelaskan pengertian monitoring dan evaluasi. 2.     Menyebutkan tujuan monitoring. 3.     Menjelaskan prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi. 4.      Menjelaskan keterkaitan antara monitoring dan evaluasi 5.      Mengidentifikasi metoda evaluasi  kinerja klinis 6.      Menjelaskan tipe monitoring dan evaluasi kinerja klinis 7.      Menjelaskan langkah-langkah monitoring dan evaluasi kinerja klinis 8.      Menjelaskan sistem monitoring kinerja klinis 9.      Melakukan monitoring dan pengelolaan penyimpangan kinerja klinis

Pendahuluan

            Monitoring dan Evaluasi merupakan bagian penting dari administrasi yang efektif dalam suatu organisasi. Hal ini suatu proses bantuan kepada staf untuk mencapai tujuan organisasi. Hasil yang diharapkan dikaitkan dengan standar yang digunakan  dalam pelayanan kesehatan akan bermakna apabila tujuan dapat dicapai dengan hasil yang baik. Hasil tersebut sangat tergantung pada kualitas kinerja yang ditampilkan oleh klinisi, termasuk perawat dan bidan. Oleh sebab itu salah satu bagian yang penting dalam proses   manajemen adalah melakukan monitoring untuk mengetahui bagaimana perawat dan bidan melakukan pekerjaannya.

            Dalam melakukan monitoring  kinerja perawat dan bidan, perlu ada seorang koordinator untuk perawat dan koordinator  untuk bidan. Dengan demikian diharapkan kinerja perawat dan bidan  dapat dipertanggungjawabkan dan segera diketahui bila terjadi penyimpangan, namun keputusan harus dibuat berdasarkan informasi yang lengkap. Hasil monitoring ini harus dilaporkan dan bila terdapat penyimpangan segera ditindaklanjuti tetapi sebaliknya bila terdapat peningkatan kinerja perlu diberikan penghargaan. Monitoring merupakan bagian dari evaluasi yang dilakukan dalam proses kegiatan/evaluasi formatif.  Sedangkan evaluasi selain berisi monitoring juga melihat kembali kegiatan yang dilakukan secara keseluruhan/evaluasi sumatif.

            Perubahan yang begitu cepat dalam pelayanan kesehatan, peningkatan kebutuhan masyarakat akan pelayanan dan keterbatasan sumber daya, telah mendorong kearah tersedianya pelayanan yang berkualitas dengan melaksanakan sesuatu yang benar pada saat yang tepat dengan upaya yang  sesuai. Prinsip ini perlu diterapkan sehingga diperlukan adanya  jaminan mutu, standar, indikator kinerja, uraian tugas  serta   sistem monitoring dan evaluasi yang berdasarkan standar dan kebutuhan pelayanan. 

            Monitoring kinerja klinis bagi perawat dan bidan merupakan salah satu upaya dalam meningkatkan mutu kinerja itu sendiri dan meningkatkan mutu pelayanan kesehatan pada umumnya. Untuk mengukur kinerja harus ada suatu  indikator kinerja dan melalui monitoring, kinerja seseorang dapat dilihat dan dinilai.

Kinerja mengandung  komponen kompetensi profesional dan produktifitas dalam kaitannya dengan pelayanan keperawatan/kebidanan, maka kompetensi perawat dan bidan dalam pelaksanaan tugas pelayanan didasarkan atas standar profesi masing-masing. Sebagai profesi perawat atau bidan seyogyanya bekerja secara profesional sehingga  layanan yang diberikan bermutu tinggi. Kita ketahui banyak faktor yang berpengaruh terhadap kinerja seseorang, namun harus disadari bahwa profesi perawat dan bidan berkaitan dengan keselamatan dan kesejahteraan orang lain. Tanggung jawab dan akontabilitas perawat dan bidan  akan tercermin dalam deskripsi pekerjaannya dan diterjemahkan kedalam fungsi-fungsi sesuai dengan lingkup pekerjaannya. Fungsi akan mengarah pada kegiatan-kegiatan spesifik dan menentukan kinerja klinis tiap perawat dan bidan. Bagaimana mengukur kinerja klinis perawat dan bidan? Tetapkanlah indikator kinerja kuncinya terlebih dulu, karena tidak semua indikator akan  dimonitor oleh manajer perawat dan bidan. Indikator kinerja kunci merupakan pilihan dari aktititas yang  kritikal sehingga  bila tidak dilakukan akan sangat berdampak luas atau merugikan pasen.

Pengertian Monitoring

Monitoring adalah suatu proses pengumpulan  dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah  yang dilihat /ditemui dapat   diatasi

Pengertian Evaluasi

World Health Organization (WHO) merumuskan evaluasi sebagai suatu proses dari pengumpulan dan analisis informasi mengenai efektivitas dan dampak suatu program dalam tahap tertentu  sebagai bagian atau keseluruhan dan juga mengkaji pencapaian program.   Definisi lain dikemukakan oleh Swansburg (1996) yang menyatakan bahwa evaluasi kinerja adalah suatu proses pengendalian dimana kinerja pegawai dievaluasi berdasarkan standar.

Evaluasi adalah suatu proses pengumpulan data  menganalisis informasi tentang efektifitas dan dampak dari suatu tahap atau keseluruhan program . Evaluasi juga termasuk menilai pencapaian program dan mendeteksi serta menyelesaikan masalah dan merencanakan kegiatan yang akan datang(WHO). Evaluasi adalah proses pemberian informasi untuk membantu membuat keputusan tentang objek yang akan dievaluasi

Banyak orang berfikir bahwa evaluasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan di akhir suatu program/proyek dan itu tidak membutuhkan pikiran yang serius , pendapat ini adalah suatu hal yang salah karena evaluasi membutuhkan perencanaan sebelum mengerjakan suatu program /proyek dan termasuk evaluasi formatif dan sumatif.

Evaluasi formatif adalah evaluasi yang dilakukan selama program atau kegiatan berlangsung dan ini dikaitkan dengan proses monitoring.Informasi yang diperoleh dari monitoring memungkinkan untuk dapat membuat dan menetapkan tentang bagaimana program  tersebut dapat berjalan atau  bagaimana sebaiknya proses untuk mencapai tujuan; contoh monitoring dari suatu pencapaian  artinya bahwa anda dapat terus menerus mengkaji ulang kemajuan dan mengidentifikasi sesuatu untuk menyakinkan bahwa hal itu realistik dan dapat dicapai dan dimodifikasi atau bila perlu memperbaikinya sementara program masih berjalan.  

Tujuan Evaluasi

Tujuan evaluasi adalah :

1. Menentukan kompetensi pekerjaan.
2. Meningkatkan kinerja dengan menilai dan mendorong hubungan yang baik diantara pegawai (perawat dan bidan).
3. Menghargai pengembangan staf dan memotivasi pegawai kearah pencapaian kualitas yang tinggi.
4. Menggiatkan konseling dan bimbingan dari manajer.
5. Memilih perawat dan bidan berkualitas untuk pengembangan  dan peningkatan gaji.
6. Mengidentifikasi ketidakpuasan pegawai.

Secara umum Sistem Manajemen Kinerja Klinis memberi kerangka kerja pengembangan program melalui;  kinerja yang disadari  (performance awareness),  pengukuran kinerja (performance measurement) dan peningkatan kinerja (performance improvement).

Tujuan   Monitoring dan Evaluasi

1. Memperoleh informasi terutama tentang kegiatan apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan memberikan umpan balik
2. Mempertanggung jawabkan tugas/kegiatan yang telah dilakukan
3. Sebagai bahan untuk mengambil keputusan dalam mengembangkan program/kegiatan dan tindak lanjut dari aktifitas monitoring.
4. Menentukan kompetensi pekerjaan dan meningkatkan kinerja dengan menilai dan mendorong hubungan yang baik diantara pegawai dalam hal ini perawat dan bidan.
5. Menghargai pengembangan staf dan memotivasi perawat dan bidan kearah pencapaian kualitas yang tinggi.
6. Menggiatkan konseling dan bimbingan dari manajer
7. .Memilih perawat dan bidan yang berkualitas untuk pengembangan dan peningkatan gaji.
8. Mengidentifikasi ketidak puasan perawat dan bidan.

Manfaat Monitoring dan Evaluasi

1. Mengidentifikasi masalah keperawatan/kebidanan.
2. Mengambil langkah korektif untuk perbaikan secepatnya.
3. Mengukur pencapaian sasaran/target.
4. Mengkaji kecenderungan status kesehatan pasen/masyarakat yang mendapat pelayanan.

 

Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi

• Libatkan staf  dalam perencanaan dan implementasi,rapat dengan staf untuk memberi kesempatan  mengerti konsep dan ide-ide dan keuntungan self evaluasi  menjadi berguna
• Pilih seorang atau dua orang sebagai tim kecil  yang bertanggung jawab dan membatasi data dan analisis tetapi tidak membuat rekomendasi.
• Pastikan ada konsensus rencana evaluasi walaupun ini kelihatannya membtuhkan waktu dan usaha yang besar
• Sediakan kepada tim evaluasi sumber–sumber  pengambilan data dan analisis ini mungkin melibatkan pendapat dari ahli
• Mendorong evaluator untuk melaporkan kemajuan walaupun mereka tidak pada posisi  untuk melapor
• Gunakan temuan – temuan untuk merefleksikan program dibawah pengawasannya, tentukan apa yang akan dirubah, dibuat dan untuk apa contoh apakah proses implementasi harus dimodifikasi sehingga tujuan dapat dicapai.  

  

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Melakukan Monitoring

1.      Monitoring kinerja klinis perawat dan bidan berdasarkan indikator kinerja klinis

2.      Indikator kinerja berdasarkan standar dan uraian tugas.

3.      Indikator kinerja klinis dipilih yang menjadi indikator kunci

4.      Indikator harus bersifat ; dapat diukur atau dinilai, dapat dicapai, dan bersifat  spesifik

5.      Dalam waktu tertentu dapat dilakukan perubahan

6.      Monitoring  harus ditentukan bagaimana caranya, kapan dimana, dan siapa yang akan memonitor serta harus didokumentasikan.

Langkah-Langkah Dalam Monitoring

1. Perencanaan

a.       Merancang sistem monitoring yang spesifik: apa yang akan dimonitor, tujuan apakah untuk memperoleh infomasi rutin atau jangka waktu pendek? mengapa dan untuk siapa (user).

b.      Menentukan scope monitoring: luasnya area (RS, puskesmas non TT)? apakah bersifat klinis atau service? Siapa yang terlibat, bidan, perawat, dokter? Berapa lama monitoring akan dilakukan?

c.       Memilih dan menentukan indikator tentukan batasan sasaran kelompok misalnya kelompok anak dibawah 2th, 5 th atau antara 12-60 bln ? Terminologi: kasus diare, mungkin kultur masyarakat dari satu tempat akan berbeda dgn tempat lainnya, maka penyusunan indikator merujuk pada budaya setempat dan terakhir tentukan "performance standard" atau target pencapaian (%) serta frekuensinya (harian/mingguan/bulanan) tergantung kebutuhan user.

d.      Menentukan sumber-sumber informasi, memilih metoda pengumpulan data, seperti metoda observasi, interview petugas, perawat/bidan, pasen atau rapid survey untuk cakupan atau pengobatan di rumah  (home treatment).

2. Implementasi

a.       Mengumpulkan data penggunaan format pengumpulan data, termasuk memilih menentukan proses supervisi dan prosessingnya (kemana akan dikirim)

b.      Tabulasi data dan analisa data: membandingkan temuan atau pencapaian aktual dengan perencanaan

c.       Temuan dalam monitoring: apakah ada penyimpangan, bila ada perlu diidentifikasi masalah penyebabnya. Hasil temuan di "feedback" kan kepada semua staf yang terlibat.

d.      Menggali penyebab dan mengambil tindakan perbaikan: menggali penyebab terjadinya masalah, bisa jadi masalah timbul dalam hal yang sudah familiar bagi perawat dan bidan, misalnya immunisasi cakupan turun. Bila penyebab telah diketahui, check list immunisasi dipakai lagi. Rencana monitoring perlu disusun jangka pendek untuk menjamin bahwa tindakan/prosedure dilaksanakan sesuai standar (rencana) serta memberi efek sesuai dengan harapan

3. Menentukan kelanjutan monitoring

Kegiatan monitoring dirancang untuk memperoleh hasil kinerja sekarang (rutin) atau jangka pendek bagi manajer atau user lainnya. Ketika program atau kegiatan rutin telah memberikan perubahan signifikan, maka kelangsungan program kinerja memerlukan perhatian. Review secara periodik tetap diperlukan. Sistem informasi manajemen akan membantu manajer untuk mempertimbangkan kapan indikator dan frekuensi monitoring dikurangi dan pada bagian mana perlu direncanakan lagi dan dilanjutkan.

Tipe Monitoring

1. Monitoring Rutin :

Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah indikator kunci. Jumlah indikator dalam batas minimum namun tetap dapat memberikan informasi yang cukup bagi manajer untuk mengawasi kemajuan/perkembangan. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan

2. Monitoring jangka Pendek :

Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan. Pada umumnya manajer memanfaatkan informasi ini untuk membuat penyesuaian dalam tindakan yang baru. Sekali penerapan telah berjalan baik maka indikator kunci dimasukkan kedalam monitoring rutin. Monitoring jangka pendek diperlukan bila manajer menemukan suatu masalah yang muncul berhubungan dengan input atau pelayanan.

Untuk merancang sistem monitoring rutin atau jangka pendek, beberapa hal perlu dipertimbangkan:

(1)   Memilih indikator kunci yang akan dipergunakan manajer;

(2)   Hindari mengumpulkan data yang berlebihan agar tidak menjadi beban staf.

(3)   Berikan feedback pada waktu tertentu;

(4)   Gunakan format laporan yang dapat dengan mudah untuk menginterpretasikan data dan tindakan.

SISTEM MONITORING

Sistem monitoring indikator kinerja klinis perawat dan bidan sangat diperlukan untuk meningkatkan serta mempertahankan tingkat kinerja yang bermutu. Melalui monitoring akan dapat dipantau penyimpangan - penyimpangan yang terjadi,  penyimpangan harus dikelola dengan baik oleh manajer perawat dan bidan untuk diluruskan kembali agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan standar. Ada tiga indikator kinerja perawat dan bidan yang perlu dimonitor. yaitu: administratif, klinis dan pengembangan staf.

Yang termasuk dalam indikator kinerja administratif meliputi pendokumentasian  asuhan keperawatan (askep) dan asuhan kebidanan (askeb) segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administratif termasuk pencatatan dan pelaporan; Indikator kinerja klinis adalah pelaksanaan kegiatan atau aktifitas asuhan langsung terhadap pasen, misalnya asuhan keperawatan bedah (pre-op), asuhan kebidanan pada ibu hamil.  Pengembangan staf berkaitan dengan pengembangan kemampuan klinis staf (pengetahuan, ketrampilan dan sikap) yang dapat dilakukan secara rutin  antara lain melalui ref1eksi diskusi kasus.  (Lihat diagram dibawah ini;

RCD Giving feed back Handling Variances Monitoring system Job Description Standards SISTEM MONITORING Key performance indicator

Monitoring sangat diperlukan dalam suatu sistem manajemen dan hasilnya merupakan feedback bagi manajemen untuk lebih meningkatkan rencana operasional serta mengambil langkah-langkah tindakan korektif.  Oleh karena itu manajer hendaknya memiliki sistem monitoring sehingga feedback atau penyimpangan yang terjadi akan dapat dikelola dengan tepat, cepat dan dapat dilakukan upaya perbaikan dengan segera. Dengan melakukan monitoring secara periodik sesuai dengan kepentingannya, maka pelayanan keperawatan dan kebidanan dapat ditingkatkan mutunya secara terus menerus.

Metode Evaluasi Kinerja

Dalam tatanan klinik dapat digunakan metoda evaluasi yang bervariasi. Manajer atau supervisor harus mempertimbangkan tujuan dari evaluasi kinerja klinis, kemampuan bekerja yang akan dievaluasi. Ini berarti harus jelas deskripsi pekerjaan dan kegiatan yang didasarkan pada standar  setiap posisi klinis.

Menegakkan indikator evaluasi harus mencerminkan deskripsi pekerjaan yang harus mereka lakukan dan harus sederhana, khusus dan jelas. Penilaian kinerja klinis dapat menggunakan tehnik kualitatif untuk mengukur kompetensi pekerjaan di bagian khusus. Susunan indikator harus dikembangkan berdasarkan kekhususan fungsi dan tugas dan itu juga digunakan untuk mengukur proses dari outcomes kilnis. Metoda evaluasi kinerja bervariasi seperti:

a. Catatan Anecdotal

Catatan Anecdotal adalah catatan individu berdasarkan peristiwa, kegiatan klinik dan hasil serta masalah yang terjadi pada pegawai yang bersangkutan. Setiap pegawai mempunyai catatan/buku anecdotal. Isu yang dicatat akan dibahas antara manajer atau supervisor dengan pegawai/staf yang bersangkutan dan ditandatangani oleh pegawai dan supervisor. Walaupun catatan anecdotal memberi satu arti sistematis untuk pencatatan observasi, mereka tidak dapat menjamin bahwa observasi akan dibuat sistematis atau khusus  terhadap  perilaku yang relevan diobservasi. Hal ini memerlukan pertimbangan waktu pencatat observasi.  Dokumen anecdotal disimpan oleh manajer, dan menulis laporan rekapitulasi  serta mengirim laporan anecdotal kepada seksi keperawatan dan kebidanan di rumah sakit / koordinator di Puskesmas.

b. Penilaian Diri Sendiri

Penilaian diri sendiri adalah metoda lain untuk evaluasi kinerja dan sedikit digunakan dilapangan. Masalah penilaian diri sendiri bagi pelaksana sama dengan penilaian supervisor dimana membutuhkan suatu pelatihan dalam menilai diri sendiri. Mereka menjadi terbiasa untuk setiap posisi klinik.

Pertanyaan yang akan memfasilitasi  penilaian diri sendiri adalah:

§  Pikirkan siapa yang lebih efektif untuk menilai?

§  Perilaku dan hasil apa yang dapat mendukung pilihan?

§  Pikirkan perilaku dan hasil yang membuat anda bicara dengan diri anda sendiri “Akankah menjadi lebih baik bila setiap orang mengerjakannya ?

§  Kebiasaan apakah dari pekerjaan yang berkaitan dengan tugas untuk dinilai?

§  Bagaimana perbedaan dari orang berpenampilan rata-rata dengan orang yang sempurna?

c. Check List

Check List dapat mengkaji kategori kehadiran atau absen, atau karakteristik yang diharapkan atau perilaku. Check list harus digunakan untuk variabel nyata seperti inventaris perlengkapan. Metoda ini dapat pula digunakan untuk evaluasi ketrampilan keperawatan atau kebidanan klinis dan disarankan untuk mencatat perilaku esensial dalam keberhasilan kinerja.

d. Peer Review

Peer Review adalah proses evaluasi diantara teman sekerja dan seprofesi dengan kemampuan yang sama praktek. Mereka secara kritis mereview praktek sejawatnya dengan menggunakan standar kinerja yang baku. Ini adalah self-regulation dan mendukung prinsip autonomi. Peer review terdiri dari sejawat yang memeriksa tujuan asuhan langsung dari sejawatnya dengan standar yang khusus, indicator kritis dari asuhan yang ditulis oleh sejawat. Tujuan peer review adalh untuk mengukur akontabilitas, evaluasi dan meningkatkan pemberian asuhan, identifikasi kekuatan dan kelemahan, mengembangkan policy yang baru atau diubah.

Umumnya sistem manajemen kinerja klinis adalah untuk memberi kerangka kerja pengembangan program melalui kinerja yang disadari ( performance awareness),pengukuran kinerja( performance measurement) dan peningkatan kinerja (performance improvement). Pengembangan kinerja klinis keperawatan dan kebidanan tidak dapat dipisahkan dari upaya pengembangan sumber daya manusianya yaitu perawat dan bidan itu sendiri. Pengembangan diri secara terus menerus dapat dilakukan dengan melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, melalui pelatihan (training) dan dapat juga dilakukan melalui refleksi diskusi kasus (RDK). RDK dapat dikategorikan sebagai suatu “in-service training” untuk selalu mengembangkan kemampuan dan dapat dipakai sebagai salah satu indikator pengembangan staf. 

Outcomes Evaluasi   

Ada 3 komponen outcomes evaluasi dalam organisasi, yaitu :

1. Clinical outcomes
2. Administrative outcomes
3. Service/delivery outcomes

Ad 1.         Clinical outcomes

Clinical outcomes berfokus pada penilaian proses asuhan sebagai perkembangan pasen melalui suatu sistem yang luas dan spesifik. Umumnya penilaian harus memenuhi outcomes yang mungkin dapat diterapkan dalam pelayanan. Contoh indikator clinical outcomes adalah :

a.       Angka infeksi. Outcome yang diharapkan harus bermakna seperti penurunan infeksi nasokomial menjadi nol.

b.      Pasen jatuh/kecelakaan. Outcome yang diharapkan nol, berarti pasen harus sering diobservasi terutama pada pasen yang siap ambulansi.

 

Ad 2.         Administrative out comes

Outcomes ini khusus berkaitan dengan organisasi sebagai keseluruhan dan mempengaruhi sistem kepegawaian, staf, dokter dan alur bawah organisasi. Dasar pengukuran indikator dalam sistem pelayanan kesehatan adalah implikasi dari organisasi seperti :

1.                Kepuasan pegawai. Ini merupakan indikator kritis dari outcome untuk keberhasilan program dan asuhan pasen. Sistem ini harus meningkatkan kualitas lingkungan kerja pegawai meskipun membutuhkan waktu. Sistem yang lebih efektif dan efisien didasarkan pada filosofi kerja kelompok dan asuhan yang berfokus pada pasen. Mengukur kepuasan pegawai harus dikaji atas peratuaran yang mendasar.

2.                Analisis budaya dan suasana organisasi. Suatu perencanaan yang baik dan efektif dirancang dengan proses keseinambungan. Patokan kasus umum memberi implikasi positif baik terhadap budaya maupun suasana organisasi. Budaya membangun “spirit kelompok” dengan berfokus pada pasen dan proses. Ini adalah nilai nyata adanya pendidikan dimana belajar menghargai diantara sesama staf, dokter dan manajemen. Transformasi suasana ke dalam lingkungan ini menumbuhkan autonomi staf, mendorong, menghargai kreativitas dan inovasi, mendukung  kemampuan manajerial dan suatu kebersamaan diantara anggota kelompok.

Ad 3.         Service/delivery outcomes

Ada  satu komponen tetap dari indikator pelayanan dasar yang dapat  dievaluasi dan langsung  menilai outcomes. Indikator outcomes pelayanan sedikit dan lebih sederhana, antara lain :

a.       Kepuasan pasen. Banyak metoda dan alat yang cocok untuk menilai kepuasan pasen yang akurat sebagai indikator kritis. Kegagalan mendengar dan menanggapi persepsi pasen dalam sistem pemberian asuhan  akan mengakibatkan ancaman kegagalan dari organisasi. Data yang berkaitan dengan kepuasan pasen harus disampaikan kepada semua staf secara regular, hanya outcomes terbaik memberikan “inovasi” lebih jauh untuk meningkatkan kinerja . Penilaian yang kurang akan memberi dampak kepada organisasi.

b.      Lamanya menunggu (Respone Time). Adalah indikator pelayanan yang sempurna untuk menilai efektivitas sistem. Suatu birokrasi yang kompleks, lamban, aturan sistem menghasilkan keterlambatan pemasaran. Pasen sensitif terhadap keterlambatan dan keterbelakangan  yang menimbulkan kesan negatif terhadap organisasi berdasarkan pengalaman dalam proses sewaktu masuk ke rumah sakit.

Evaluasi data penyimpangan kinerja adalah satu bagian penting dalam peningkatan kinerja.  Ada dua jenis penyimpangan.  Pertama, penyebab umum terjadinya penyimpangan yang erat kaitannya dengan penyimpangan minor yang terjadi dalam satu organisasi pelayanan kesehatan, tanpa memperdulikan sistem yang telah mapan.  Penyebab umum terjadi penyimpangan mungkin juga termasuk penyimpangan minor dalam penampilan kinerja staf, dimana prosedur yang tidak jelas dan keterbatasan peralatan. 

Oleh karena itu, keterbatasan sumber untuk mendeteksi penyebab setiap penyimpangan minor dapat ditoleransi.  Kedua, penyebab khusus terjadinya penyimpangan, mungkin termasuk kesalahan pegawai, kurangnya pengetahuan dalam menjabarkan peralatan.  Target indikator adalah menggunakan deviasi standar untuk mengidentifikasi penyebab penyimpangan tertentu yang dapat mentoleransi fluktuasi penyebab umum.  Penyebab khusus terjadinya penyimpangan biasanya mudah dikoreksi dari pada penyebab umum terjadinya penyimpangan.  Sebagai contoh;  Keharusan mencuci tangan secara rutin mungkin ditingkatkan dengan drastis, apabila staf sadar dan menerima bahwa praktek cuci tangan akan di evaluasi.  Rencana tindakan adalah kunci untuk menghilangkan penyebab khusus terjadi penyimpangan.

Kesimpulan

Monitoring merupakan bagian penting dalam manajemen kinerja klinis perawat dan bidan dalam rangka meningkatkan dan mempertahankan mutu pelayanan keperawatan dan kebidanan dan disisi lain meningkatkan kualitas kesehatan pasen. Temuan monitoring di"feedback"kan kepada staf untuk diketahui seberapa jauh pencapaian kinerjanya. Manajer menggali penyebab masalah dan merencanakan monitoring sebagai tindak lanjut untuk perbaikan. Hasil monitoring dilaporkan kepada pimpinan untuk dipergunakan sebagai informasi dalam pengambilan keputusan.

Evaluasi

1. Sebutkan pengertian monitoring.
2. Apa yang dimonitoring ?
3. Sebukan langkah-langkah monitoring dan jelaskan secara ringkas.
4. Apa yang dilakukan bila terjadi penyimpangan ?
5. Sebutkan 3 indikator kinerja klinis Perawat dan Bidan  yang dimonitor dan berikan contohnya.

MANAJEMEN PERUBAHAN

MANAJEMEN PERUBAHAN

PENDAHULUAN

Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia.  Perubahan mulai disadari  menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya  perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk  memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan.

PENGERTIAN

Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan  dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut

TUJUAN DAN MANFAAT

Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang berkualitas

TIPE  PERUBAHAN

Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula.  Tiga macam perubahan tersebut adalah:

(1)  Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;

(2)  Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;

(3)  Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.

Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan.  Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan. 

Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan untuk mengakses jenis-jenis perubahan yang ditemukan dalam organisasi adalah:

1.      Apakah perubahan itu bersifat siklis ?

2.      Apakah para karyawan mengantisipasi perubahan ini ?

3.      Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan dari rutinitas ke lainnya ?

Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi perubahan rutinitas

4.      Akankah perubahan tersebut memberikan jalan yang lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas saat ini ?

5.      Apakah perubahan mempertinggi intensitas kegiatan yang ada ?

Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi peningkatan perubahan

6.      Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara keseluruhan atau sebuah ide untuk organisasi ?

7.      Apakah perubahan tersebut memerlukan pemikiran ulang dari prosedur-prosedur organisasi saat ini ?

Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi sebuah perubahan inovatif

LANGKAH-LANGKAH MANAJEMEN PERUBAHAN

1.      Identifikasi Tipe Perubahan

Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama  perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut.

Contoh : anda sebagai kepala keperawatan/kebidanan memperkenalkan standar baru tentang kerja keras.

1. Tipe Peningkatan Perubahan

Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler.

2. Tujuan dari Standar :

(1)  Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak)

(2)  Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini

(3)  Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini

3. Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa :

Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan 

2.      Identifikasi Tujuan Perubahan

Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.

Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan.  Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya. 

ANALISIS SWOT

Sejak awal sebagian besar tujuan-tujuan untuk perubahan mencakup beberapa prioritas isu, maka analisis SWOT (strength, weakness, opportunities and threats) lebih banyak digunakan untuk  menggabungkan faktor internal dan eksternal dalam perubahan organisasi. Setiap prioritas isu harus diolah dengan analisis SWOT.

Beberapa pertanyaan yang harus didiskusikan antara lain:

§  Tindakan-tindakan apa yang dibutuhkan dalam menangani isu tersebut?

§  Rincian apa yang harus dimasukkan?

§  Bagaimana hal ini dikomunikasikan? Kepada siapa?

§  Siapa yang bertanggung jawab? Apa yang dilakukan? Kapan?

§  Bagaimana reaksinya dapat dimonitor?

§  Bagaimana cara Anda memberi umpan baliknya?

       

A.    Strengths (Kekuatan)

Tujuan-tujuan perubahan ?

Apa salah satu kekuatan dari tujuan ini ?

Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kekuatan ini ?

Siapa yang harus diberitahu mengenai kekuatan ini ?

Bagaimana mereka diberitahu ?

Sejak kapan ?

Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?

Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?

Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?

B.     Weaknesses (Kelemahan)

Tujuan-tujuan perubahan 

Apa salah satu kelemahan dari tujuan ini ?

Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kelemahan ini ?

Siapa yang harus diberitahukan mengenai kelemahan ini ?

Bagaimana mereka diberitahukannya ?

Sejak kapan ?

Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?

Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?

Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?

C.    Opportunities (Kesempatan)

Tujuan-tujuan perubahan 

Apa salah satu kesempatan dari tujuan ini ?

Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kesempatan ini ?

Siapa yang harus diberitahukan mengenai kesempatan ini ?

Bagaimana mereka diberitahukannya ?

Sejak kapan ?

Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?

Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?

Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?

D.    Threats (Hambatan)

Tujuan-tujuan perubahan 

Apa salah satu hambatan dari tujuan ini ?

Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang hambatan ini ?

Siapa yang harus diberitahukan mengenai hambatan ini ?

Bagaimana mereka diberitahukannya ?

Sejak kapan ?

Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?

Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?

Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?

 

SIAPA SAJA YANG TERLIBAT

Hal selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai profil orang – orang yang terlibat dalam perubahan. Profil orang-orang tersebut seharusnya dapat mengorganisasi informasi dari semua orang terlibat dalam upaya perubahan. Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda, berdasarkan fungsi mereka. Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan ketika mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelompok. Pesan yang sama harus disampaikan kepada semua orang, bagaimanapun pentingnya, perlu dicermati hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok.

Penyesuaian pesan dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok. Dengan memahami perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai pengalaman teman sejawat. Dengan memahami konsentrasi dan minat setiap orang, akan meningkatkan kinerja kepemimpinan.  Contoh: Untuk memonitor tingkat infeksi semua staf di klinik, termasuk para dokter, perawat, bidan, petugas kebersihan, petugas yang menyediakan sabun dan tissue, para pasen.

 

Tahap-Tahap  Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya.  Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan.  Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.   Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan.  Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik.  Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.

Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi  secara benar. 

                                                                                  

Tanggung jawab terhadap pengelolaan perubahan ini harus mempertimbangkan perasaan dan emosi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Jika hal ini diabaikan atau tim manajemen perubahan tidak sensitif terhadap hal ini, perubahan tidak akan dapat terjadi sesuai rencana yang telah dibuat. Perubahan dapat menjadi sangat resisten dan defensif. Seseorang yang memimpin perubahan mungkin harus merubah kinerja perubahan tersebut dengan maksud untuk memberikan dukungan yang lebih efektif.

Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri.  Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya. Dan perubahan ini akan mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya.  Gambar-gambar dibawah ini menunjukkan bagaimana proses perubahan tersebut terjadi, komponen apa yang terkena dalam diri individu bila ingin berubah, bagaimana orang luar terlibat dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana manajemen perubahan tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.