Perencanaan

RENCANAAN  (PLANNING)

PENDAHULUAN

Dalam setiap kegiatan tentu lebih baik bila didahului dengan penyusunan suatu rencana, sehingga apa yang diinginkan dapat  terlaksana dengan baik serta hasil yang diperoleh  akan baik pula. Membuat perencanaan untuk mengoperasionalkan strategi yang sudah dimiliki dan diterjemahkan ke dalam realisasi kegiatan  dalam proses implementasi adalah bagian dari penyusunan rencana kegiatan operasional. 

Fungsi perencanaan adalah fungsi terpenting dalam manajemen. Fungsi ini akan menentukan fungsi – fungsi manajemen selanjutnya. Perencanaan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen. Tanpa perencanaan tidak mungkin fungsi manajemen lainnya dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan manajerial terdiri dari perumusan strategi dan penerapan strategi. Dalam perumusan strategi, manajer kesehatan harus memiliki kemampuan ketrampilan konseptual, dan pada penerapan strategi, manajer kesehatan harus memiliki ketrampilan teknis.

BATASAN PERENCANAAN

Menurut Levey dan Loomba dalam ” health care admnistration” merumuskan perencanaan sebagai berikut : ” perencanaan adalah proses penganalisaan dan pemahaman suatu sistem, perumusan goal dan tujuannya, menilai kemampuannnya, menyusun alternatif rangkaian tindakannya atau rencana pencapaian goal dan tujuan tadi, penilaian efektivitas rencana tersebut, memilih rencana terbaik, prakarsa tindakan yang diperlukan untuk pelaksanaannya dan pemantauan yang berkesinambungan terhadap sistemagar diperoleh hubungan yang optimal anatara rencana dan sistem tersebut”.

Perencanaan kesehatan adalah suatu proses untuk merumuskan masalah – masalah esehatan yang berkembang dimasyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

MANFAAT PERENCANAAN

Manfaat perencanaan bagi organisasi kesehatan adalah manajer dan staf organisasi kesehatan tersebut dapat mengetahui :

a. Tujuan yang ingin di capai organisasi dan cara mencapainya

b. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.

c. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan

d. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

e. Aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan dapat dilaksanakan secara teratur

f. Menghilangkan aktivitas yang tidak produktif

g. Mengukur hasil kegiatan

h. Sebagai dasar pelaksanaan fungsi manajemen lainnya.

CIRI – CIRI PERENCANAAN

Ciri – ciri perencanaan kesehatan adalah

a.      Perencanaan upaya kesehatan pada umumnya melibatkan team kecil atau besar yang harus bekerja sama.

b.      Perencanaan umumnya menghadapi sumber daya yang terbatas

c.       Sebagai fungsi terpenting dalam administrasi

d.     Perencanaan harus selalu berorientasi ke masa depan

e.      Perencanaan harus mempunyai kemampuan meramalkan apa yang terjadi di masa datang.

f.        Perencanaan mampu menghadapi peluang melesetnya asumsi – asumsi yang mempengaruhi ketepatan ramalan.

UNSUR – UNSUR PERENCANAAN

Suatu perencanaan yang komprehensif harus memperhatikan unsur – unsur penting sebagai berikut :

a.      Visi dan misi

b.      Permasalahan, penyebab dan prioritasnya

c.       Tujuan rencana pemecahan masalah

d.     Kebijakan kesehatan

e.      Rencana usulan kegiatan

f.        Rencana pelaksanaan kegiatan dan perkiraan hambatan

LANGKAH – LANGKAH PERENCANAAN

Perencanaan kesehatan mempunyai lima langkah yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan, yaitu :

1.      Analisis situasi

Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki organisasi kesehatan (data primer) atau mengkaji data sekunder dari lembaga lain yang terkait dengan bidang kesehatan. Dalam melakukan analisa situasi, perencana harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang ilmu epidemologi, ilmu antropologi, ilmu demografi, ilmu ekonomi dan ilmu statistik.

Data yang diperlukan dalam perencanaan kesehatan adalah :

o   Data tentang penyakit dan kejadian sakit

o   Data kependudukan

o   Data potensi organisasi kesehatan

o   Keadaan lingkungan dan geografi

o   Data sarana dan prasarana

2.      Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya

Masalah dalam bidang kesehatan terbagi menjadi dua yaitu :

·         Masalah program kesehatan

Contoh masalah program kesehatan : masalah keterbatasan SDM kesehatan, kepemimpinan kepala puskesmas yang tidak efektif.

·         Masalah kesehatan masyarakat

Contoh masalah kesehatan masyarakat adalah : tingginya prevalensi anemia ibu hamil, rendahnya cakupan air bersih, tingginya prevalensi gondok, dll.

·         Penetapan prioritas masalah kesehatan dapat menggunakan berbagai teknik kuantitatif seperti metode matrik, metode hanlon , maupun metode kualitatif seperti metode delbeg, yang nantinya akan dibahas lebih mendalam di mata kuliah rencana dan evaluasi kesehatan.

3.      Menentukan tujuan program

Setelah menentukan prioritas masalah kesehatan ditetapkan, maka manajer program harus merumuskan tujuan program. Sebelum merumuskan tujuan program tim perencana kesehatan harus memahami :

o   Berapa besar sumber daya yang dimiliki organisasi

o   Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat yang akan dipecahkan

o   Kapan target tersebut akan dicapai

Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus memenuhi syarat SMART, yang artinya :

o   Spesific (jelas sasarannya dan waktunya)

o   Measurable (dapat diukur hasilnya)

o   Appropriate (sesuai dengan tujuan kesehatan nasional)

o   Realistik (sesuai dengan kemampuan SDM)

o   Time bound (Sumber daya dapat dialokasikan mencapai tujuan tepat waktu)

4.      Mengkaji hambatan dan kelemahan program

Langkah selanjutnya adalah mengkaji hambatan dan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya untuk mencegah dan mewaspadai timbulnya hambatan program. Selain hambatan yang pernah dialami juga membahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin akan terjadi dilapangan pada saat program dilaksanakan. Hambatan yang diwaspadai adalah hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi dan hambatan yang bersumber pada lingkungan.

5.      Menyusun rencana kerja operasional.

Hambatan yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji sebelum menyusun rencana kerja operasional. Bila tidak, maka program yang akan dilaksanakan akan terhambat oleh faktor internal organisasi. Faktor lingkungan diluar organisasi seperti peran serta masyarakat dan kerja sama lintas sektoral juga penting guna strategi pengembangan di lapangan. Memasuki fase ini tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai. Proses perencanaan terakhir adalah menetapkan alternatif kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah penyusunan RKO harus memenuhi indikator :

o   Why (mengapa program ini dilaksanakan)

o   What (apa yang ingin dicapai)

o   How (bagaimana cara mengerjakannya)

o   Who (siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran program)

o   Where (dimana tempat kegiatan atau program dilaksanakan)

o   When (kapan kegiatan atau program dilaksanakan)

RENCANA KEGIATAN OPERASIONAL

Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan.  Rencana kegiatan ini dapat memiliki bentuk sebagai berikut:

1.      Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek.

2.      Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi.

3.      Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang spesifik dan akuntabilitas untuk setiap tahapannya.

Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur –unsur :

1.      Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan.

2.      Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik.

3.      Jadual untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan

4.      Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik

5.      Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.

Tujuan rencana kegiatan

1.        Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan

2.        Menguji dan membuktikan bahwa:

a.      Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan

b.      Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran

c.       Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh

d.     Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh

e.      Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.

3.        Berperan sebagai media komunikasi

a.      Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang berbeda dalam pencapaian

b.      Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran. 

Langkah-langkah membuat rencana kegiatan:

1.        Mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut:

a.        Kegiatan apa yang mendukung pencapaian sasaran organisasi

b.        Apa saja masalah atau hambatan yang harus dipecahkan untuk mencapai sasaran tersebut

c.         Bagaimana urutan dari kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan masalah diatas ?

d.       Bagaimana sasaran dapat dijabarkan kedalam waktu, unit, tingkat, fungsi atau lokasi geografis?

2.        Menentukan rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran

3.        Menjabarkan rangkaian kegiatan di atas menjadi beberapa tahapan. Setiap  tahapan harus berfokus pada hasil spesifik yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih pendek untuk unit-unit yang lebih kecil

4.        Untuk setiap tahapan tersebut harus ditentukan:

a.        Siapa yang harus bertanggung jawab dan memiliki akntabilitas untuk mendapatkan hasil yang diharapkan?

b.        Kapan dimulai dan berakhirnya setiap tahapan kegiatan ?

c.         Berapa banyak waktu dan biaya yang diperlukan ?

d.       Bagaimana dan kapan organisasi dapat mengetahui bila terjadi penyimpangan pada rencana kegiatan.

5.        Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan.

Beberapa kriteria rencana kegiatan yang baik :

1.        Spesific (spesifik) :

Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan-keadaan yang ingin dirubah. Rencana kegiatan anda perlu penjelasan secara pasti berapa kolega yang anda butuhkan,   siapa mereka,  dan bagaimana dan kapan anda mengkomunikasi-kannya.

2.        Measurable (terukur) :

Rencana anda harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah anda capai.

3.        Attainable/achievable (dapat dicapai) :

Rencana kegiatan anda harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti bahwa rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan anggaran yang besar. Jika anda mendapat dana maka anda harus mendesain sebuah rencana kegiatan yang sesuai dengan  anggaran yang tersedia.

4.        Relevant :

Rencana kegiatan anda harus mengambil pelajaran  kursus singkat anda dan menerapkannya kembali di tempat kerja anda. Secara alamiah anda tidak akan bisa menerapkan semua yang telah anda pelajari di tempat kerja anda. Anda perlu menghabiskan waktu beberapa saat dalam berfikir tentang pelajaran yang paling diperlukan atau relevan dengan anda, organisasi anda dan pengawas atau pelanggan.

5.        Timely (sesuai waktu) :

Rencana kegiatan anda harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau sesuatu yang segera anda butuhkan. Hindari memilih topik yang akan diperlukan dalam waktu dua (2) tahun mendatang.

Rencana yang Efektif Berisi :

1.      Tujuan yang  objektif.

2.      Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap.

3.      Kegiatan dirancang dengan tepat.

4.      Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan.

5.      Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan.

6.      Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing kegiatan.

7.      Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan tercapai.

KESIMPULAN

Sebelum melakukan suatu kegiatan penting untuk menyusun perencanaan agar tujuan dari kegiatan yang dilakukan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Dalam menyusun rencana kegiatan operasional harus diperhatikan hal-hal seperti, unsur-unsur yang terdapat di dalamnya dan langkah-langkah yang harus dilalui dalam penyusunan rencana kegiatan tersebut. Rencana kegiatan yang baik harus memenuhi  kriteria rencana kegiatan seperti; spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan dengan masalah yang ingin diatasi dan mempunyai jangka waktu tertentu dalam pelaksanaannya. Dan agar rencana kegiatan operasional dapat efektif maka perlu diperhatikan beberapa hal penting seperti tujuan yang obyektif, langkah-langkah yang jelas, rancangan kegiatan yang tepat, waktu, penanggung jawab, sumber-sumber kunci dan lokasi.